近日，东莞市住房和城乡建设局正式印发了《东莞市业主大会和业主委员会成立若干规定》。

新规自今日（1月13日）起实施，对业主大会和业主委员会成立流程进行了全面细化，无论你是热心业主还是业委会成员，这些变化都与你息息相关！

强化属地管理职责，明确各方责任

本次修订进一步明确了东莞各镇街（园区）在业主大会和业主委员会成立过程中的指导、协助和监督职责。

要求镇街（园区）在接到业主成立业主大会的书面要求后10个工作日内完成核实并答复业主，符合法定条件的，应在30日内指导成立筹备组。

同时，村（居）民委员会负责协助开展具体工作，形成了“镇街主导、村居协助、业主参与”的三级协同工作机制，确保业主大会成立过程规范有序。

细化筹备组成立程序，增强可操作性

修订后的规定对筹备组的产生机制进行了细化完善。

一是明确筹备组成员人数根据小区建筑总面积、业主总人数等因素确定为7至15人的单数；

二是规范了业主代表的推荐程序，要求推荐时说明被推荐人的基本信息，每个业主只能推荐一名代表；

三是完善了公示和异议处理机制，公示时间不少于7日，业主提出异议的，镇街（园区）应当核查并将核查情况作为确定人选的考虑因素；

四是明确了建设单位不参与筹备组的处理方式，规定建设单位存在注销等情形或未及时回复的，视为放弃参加，但不影响筹备组的成立。

规范业主大会会议程序，保障业主参与权

新规对首次业主大会会议的各项程序作出了更加详细的规定。

要求筹备组在成立后6个月内组织召开首次业主大会会议，并明确了筹备组的各项职责，包括确定会议时间地点、拟定管理规约和议事规则草案、确定业主投票权数等。

特别规定了会议议题公示时间不少于7日，业主提出异议的，筹备组应当核查后书面回复。同时，要求在会议召开15日前将相关事项在物业管理区域内公告，确保业主充分知情和参与。

完善投票表决机制，提高决策透明度

新规对投票表决机制进行了多方面完善：

一是明确业主大会可以采用集体讨论或书面征求意见的形式，表决采用记名投票方式，包括电子投票；

二是细化了委托投票程序，要求出具书面委托书并附业主房产、身份证明资料；

三是完善了邮寄投票的认定标准，以寄出邮戳时间为准；

四是设置了监票、计票、唱票等监督机制，要求邀请不少于三名业主担任监督工作，必要时可邀请公证机构现场公证，确保投票过程公开透明。

加强委员资格审查，规范委员行为

本次修订进一步加强了业主委员会委员的资格审查和行为规范。

一方面，完善了委员候选人产生机制，筹备组对候选人资格进行核查，并将候选人名单公示不少于7日，业主可在公示期内提出异议。

另一方面，明确了委员的禁止行为，包括泄露业主资料、本人及其近亲属在物业服务企业任职等情形，并规定了委员职务终止的程序和方式，确保委员能够正当履行职责，维护业主共同利益。

优化备案和档案管理，提升工作规范性

修订后的规定对业主委员会备案和档案管理提出了更明确的要求。新规定延续原规定要求业主委员会建立完整的档案管理制度，指定专人保管业主大会和业主委员会会议资料、财务文件等档案，并规定相关部门因工作需要查询档案的，业主委员会应当提供，确保了工作的连续性和可追溯性。

明确电子投票规则，推动数字化运作

新规新增了电子投票的相关规定，明确业主大会会议采用电子投票形式的，按照《东莞市住房和城乡建设局业主共同决定事项电子投票规则》（东住建规〔2025〕9号）相关规定实施。